Vereinbarung zwischen

gemeinsam Verantwortlichen

gem. Art. 26 DS-GVO

(„Vereinbarung“)

USC

[nachfolgend: „Urban Sports“]

und

Vertragspartner

[nachfolgend: „Firmenkunde“

Urban Sports und Firmenkunde nachfolgend auch „Parteien“]

Agreement between

Joint Controllers

pursuant to Art. 26 GDPR

(“Agreement”)

USC

[hereinafter: “Urban Sports”]

and

Contracting Party

[hereinafter: “Corporate Client”

Urban Sports and Corporate Client hereinafter also “Parties”]

§ 1

(1) Die Parteien haben einen Kooperationsvertrag abgeschlossen, im Rahmen dessen Mitarbeiter des Firmenkunden das Angebot von Urban Sports zu günstigeren Konditionen in Anspruch nehmen können (nachfolgend „Firmenfitness Angebot“). Dies ist dadurch möglich, dass der Firmenkunde die Leistungen von Urban Sports bezuschusst, solange der betroffene Mitarbeiter in einem Arbeitsverhältnis mit dem Firmenkunden steht.

§ 1

(1) The Parties have entered into a cooperation agreement under which employees of the Corporate Client can take advantage of the services offered by Urban Sports at more favorable conditions (hereinafter “Corporate Fitness Program”). This is possible because the Corporate Client subsidizes the services of Urban Sports as long as the employee concerned has an employment relationship with the Corporate Client.

(2) Daher sind sich die Parteien einig, dass zum Zwecke der Durchführung des Kooperationsvertrages sowohl Urban Sports als auch der Firmenkunde personenbezogene Daten der betroffenen Mitarbeiter (nachfolgend „Mitarbeiter“) erheben und verarbeiten müssen. Vor diesem Hintergrund schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung, um die jeweiligen Rechte und Pflichten als gemeinsam Verantwortliche zu regeln.

(2) Therefore, the Parties agree that for the purpose of performing the cooperation agreement, both Urban Sports and the Corporate Client must collect and process personal data of the employees concerned (hereinafter “Employees”). Against this background, the Parties enter into this Agreement to define their respective rights and obligations as joint controllers.

(3) Diese Vereinbarung findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen Beschäftigte der Parteien oder durch sie beauftragte Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten für die Verantwortlichen verarbeiten. Die Parteien haben die Mittel und Zwecke der nachfolgend näher beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten gemeinsam festgelegt.

(3) This Agreement applies to all activities in which employees of the Parties or processors commissioned by them, process personal data on behalf of the controllers. The Parties have jointly determined the means and purposes of the processing activities described in more detail below.

(4) Die Parteien legen nachfolgend die Prozessabschnitte fest, in denen personenbezogene Daten in gemeinsamer Verantwortlichkeit verarbeitet werden.

(4) Below, the Parties define the process stages in which personal data is processed by them as joint controllers.

(5) Für die übrigen Prozessabschnitte, bei denen keine gemeinsame Festlegung der Zwecke und Mittel einzelner Phasen der Datenverarbeitung besteht, ist jede Partei eigenständiger Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO. Soweit die Parteien datenschutzrechtliche gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DS-GVO sind, gelten die folgenden Vereinbarungen:

(5) For the remaining process stages, should there be no common definition of the purposes and means of individual stages of data processing, each Party shall be an independent controller within the meaning of Art. 4 No. 7 GDPR. Insofar as the Parties are joint controllers under data protection law within the meaning of Art. 26 GDPR, the following agreements apply:

§ 2

(1) Urban Sports ist im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit für Erhebung und Verarbeitung folgender Angaben zu den Mitarbeitern zuständig:

a.              Name und Nachname des Nutzers;

b.            E-Mail-Adresse;

c.            Mitgliedsnummer (eindeutige

             Kennnummer bei Urban Sports);

d.          Beginn- und Enddatum der

             Mitgliedschaft bei Urban Sports

             bzw. eines konkreten Vertrags,

             sowie Status der Mitgliedschaft

             (M, L, XL, usw.);

e.          Vertragsstadt;

f.       Kündigungsfrist bei Urban Sports;

g.          Beginn und Beendigung des

             Arbeits- oder Dienstverhältnisses;

h.          in einzelnen Fällen: Personalnummer

§ 2

(1) Urban Sports shall be responsible for the collection and processing of the following Employee information as a joint controller:

a.         Name and last name of the user;

b.         E-mail address;

c.         Membership number (unique

            identification number at Urban

            Sports);

d.         Start and end date of  

            membership with Urban Sports

            or of a specific contract, as well

            as status of membership (M, L,

            XL, etc.);

e.         Contract city;

f.          Notice period with Urban Sports;

g.         Start and end date of the

            employment or service

            relationship;

h.         in selected cases: staff number

(2) Diese Daten erhebt Urban Sports über die eigene Webseite oder App direkt vom betroffenen Mitarbeiter, um das Firmenfitness Angebot dem Mitarbeiter gegenüber zu erbringen, und verarbeitet sie im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit zum Zwecke des Abgleichs mit den gem. Ziff. 1 und 2 dieses Paragrafen vom Firmenkunden offengelegten Mitarbeiterdaten und der Offenlegung gegenüber dem Firmenkunden.

(2) Urban Sports collects this data directly from the Employee concerned via its own website or app in order to provide the Corporate Fitness Program to the Employee and processes it as a joint controller for the purpose of matching it with the Employee data disclosed by the Corporate Client in accordance with Items 1 and 2 of this paragraph and within the scope of the disclosure to the Corporate Client.

(3) Die o. g. Daten legt Urban Sports über das eigens dafür vorgesehene „B2B Portal“ oder, je nach Vereinbarung, auf andere Weise gegenüber dem Firmenkunden offen, der diese zum Zwecke der Vergütung der Leistungen von Urban Sports, sowie zum Abgleich der Daten der eigenen Mitarbeiter verarbeitet. Zweck dabei ist es, eigenen Mitarbeitern den Genuss besonderer Bedingungen bei der Inanspruchnahme des Angebots von Urban Sports zu gewähren und sie dadurch an das Unternehmen des Firmenkunden zu binden.

(3) Urban Sports discloses the above-mentioned data to the Corporate Client via the dedicated “B2B Portal” or in another manner, depending on the agreement with Urban Sports. The Corporate Client processes such personal data for the purpose of paying Urban Sports’ services, as well as to verifying them against its employee data. The goal thereof is granting Employees special conditions when using the services of Urban Sports and thus retaining them to the Corporate Client’s business.

(4) Durch die beschriebene gemeinsame Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten können Urban Sports und der Firmenkunde feststellen, ob und inwieweit Mitarbeiter berechtigt sind, Firmenfitness Angebote in Anspruch zu nehmen und inwiefern der Firmenkunde zur Bezuschussung von Firmenfitness Angeboten verpflichtet ist.

(4) Through the described joint collection and processing of personal data, Urban Sports and Corporate Client can determine whether and to what extent Employees are entitled to take advantage of the Corporate Fitness Program and to what extent the Corporate Client is obliged to subsidize Corporate Fitness Programs.

(5) Die Parteien sind sich einig, dass die beschriebene Erhebung und die Verarbeitung personenbezogener Daten jeder Partei zwingend erforderlich sind, um die jeweils verfolgten Zwecke zu erreichen.

(5) The Parties agree that the described collection and processing of personal data of each Party is mandatory in order to achieve the respective pursued purposes.

§ 3

(1) Der Firmenkunde geht davon aus, dass das Vertragsverhältnis (Anstellungsverhältnis oder Dienstvertrag) mit dem Mitarbeiter gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO bzw. etwaig bestehenden besonderen nationalen Vorschriften zum Datenschutz im Arbeitsverhältnis (wie z. B. § 26 BDSG in Deutschland) als Rechtsgrundlage für die Erhebung und Offenlegung der unter § 2 Abs. (1) genannten Daten und für die Verarbeitung der von Urban Sports gem. § 2 Abs. (3) offengelegten Daten im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit dient.

§ 3

(1) The Corporate Client assumes that the contractual relationship (employment relationship or service contract) with the Employee pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR and/or more specific national provisions on data protection in employment relationships - if any - (such as § 26 BDSG in Germany) serves as the legal basis for the collection and disclosure of the data specified under § 2 para. (1) and for the processing of the data provided by Urban Sports pursuant to § 2 para. (3) within the scope of the joint controllership.

(2) Urban Sports geht davon aus, dass das Vertragsverhältnis zu dem betroffenen Mitarbeiter als Nutzer des Firmenfitness Angebots von Urban Sports gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Erhebung und Offenlegung der unter § 2 Abs. (3) genannten Daten und für die Verarbeitung der vom Firmenkunden gem. § 2 Abs. (1) offengelegten Daten dient.

(2) Urban Sports assumes that the contractual relationship with the Employee concerned as a user of the Corporate Fitness Program of Urban Sports pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR serves as the legal basis for the collection and disclosure of the data specified under § 2 para. (3) and for the processing of the data disclosed by the Corporate Client pursuant to § 2 para. (1).

(3) Sollte mindestens eine Partei nach Vertragsschluss aufgrund geänderter Rechtsprechung, Rechts- oder Sachlage zum Schluss kommen, dass die Rechtsauffassung nach den Ziff. (1) und (2) dieses Paragrafen keinen Bestand hat, verpflichten sich bereits jetzt beide Parteien dazu, diese Vereinbarung sowie alle damit verbundenen Erklärungen, Informationen und Unterlagen im Einvernehmen entsprechend anzupassen.

(3) Should, after entering into this Agreement, at least one Party come to the conclusion that, due to a change in case law, legal or factual situation, the interpretation of the law according to para. (1) and (2) of this clause is not valid, both Parties hereby undertake to amend this Agreement and all related declarations, information and documents accordingly by mutual consent.

(4) Jede Partei gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die Rechtmäßigkeit der durch sie auch im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit durchgeführten Datenverarbeitungen. Die Parteien ergreifen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit die Rechte der betroffenen Personen, insbesondere nach den Art. 12 bis 22 DS-GVO, innerhalb der gesetzlichen Fristen jederzeit gewährleistet werden können bzw. sind.

(4) Each Party shall ensure compliance with the legal provisions, in particular the lawfulness of the data processing operations it carries out, also as a joint controller. The Parties shall take all necessary technical and organizational measures to ensure that the rights of the data subjects, in particular under Articles 12 to 22 GDPR can be or are guaranteed at all times within the statutory periods.

§ 4

(1) Der Firmenkunde verpflichtet sich, den eigenen Mitarbeitern die Informationen gem. Art. 13 und 14 DS-GVO in einfacher und verständlicher Sprache zum Zeitpunkt der Erhebung bzw. in jedem Fall vor der beabsichtigten Offenlegung an Urban Sports zu erteilen.

§ 4

(1) The Corporate Client undertakes to provide its Employees with the information in accordance with Art. 13 and 14 GDPR in plain and intelligible language at the time of collection or, in any case, before the intended disclosure to Urban Sports.

(2) Der Firmenkunde hat dabei insbesondere darauf zu achten, den Mitarbeiter über die Rechtsgrundlage der Verarbeitung gem. Art. 6 DS-GVO aufzuklären und alle von der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage geforderten Maßnahmen zu ergreifen.

(2) In doing so, the Corporate Client shall pay particular attention to informing the Employee about the legal basis of the processing pursuant to Art. 6 GDPR and to take all measures required by the relevant legal basis.

(3) Urban Sports verpflichtet sich, den Betroffenen die Informationen gem. Art. 13 u. 14 DS-GVO in einfacher und verständlicher Sprache zum Zeitpunkt der Erhebung bzw. in jedem Fall vor der beabsichtigten Offenlegung gegenüber dem Firmenkunden zu erteilen.

(3) Urban Sports undertakes to provide the data subjects with the information pursuant to Articles 13 and 14 GDPR in plain and intelligible language at the time of collection or in any case before the intended disclosure to the Corporate Client.

(4) Urban Sports hat dabei insbesondere darauf zu achten, den Mitarbeiter über die Rechtsgrundlage der Verarbeitung gem. Art. 6 DS-GVO aufzuklären und alle von der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage geforderten Maßnahmen zu ergreifen.

(4) In doing so, Urban Sports shall pay particular attention to informing the Employee about the legal basis of the processing pursuant to Art. 6 GDPR and to take all measures required by the relevant legal basis.

§ 5

(1) Betroffene Personen können die ihnen aus Art. 15 bis 22 DS-GVO zustehenden Rechte gegenüber beiden Parteien geltend machen. Sie erhalten die Auskunft grundsätzlich von der Partei, bei der die Anfrage gestellt wurde.

§ 5

(1) Data subjects may exercise the rights they are entitled to under Art. 15 to 22 GDPR against both Parties. In principle, they will receive the information from the Party to whom the request was made.

(2) Benötigt die jeweils zuständige Partei für die Bearbeitung der Anfrage eines Betroffenen Informationen, Unterlagen oder Angaben, die der anderen Partei vorliegen oder bekannt sind, so verpflichtet sich jene andere Partei dazu, nach besten Kräften und gemäß Treu und Glauben zur Mitwirkung, um eine rechts- ordnungsgemäße Beantwortung der Anfrage des Betroffenen zu ermöglichen.

(2) If, in order to process a data subject's request, the competent Party requires information, documents or data which are available or known to the other Party, the latter undertakes to cooperate to the best of its ability and in good faith in order to enable a legally correct response to the data subject's request.

§ 6

(1) Soweit sich eine betroffene Person an eine der Parteien in Wahrnehmung ihrer Betroffenenrechte wendet, insbesondere wegen Auskunft oder Berichtigung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten, ist die betroffene Partei berechtigt, dieses Ersuchen unverzüglich unabhängig von der Pflicht zur Gewährleistung des Betroffenenrechtes an die andere Partei weiterzuleiten. Diese ist verpflichtet, der anfragenden Partei die zur Auskunftserteilung notwendigen Informationen aus ihrem Wirkbereich unverzüglich zur Verfügung zu stellen.

§ 6

(1) Insofar as a data subject approaches one of the Parties in exercise of his or her data subject rights, in particular for access or rectification and erasure of his or her personal data, the Party concerned shall be entitled to forward this request to the other Party without delay, irrespective of the obligation to guarantee the right of the data subject. The latter is obliged to immediately provide the requesting Party with the information from its sphere of activity necessary to allow for access to data.

(2) Sollen personenbezogene Daten gelöscht werden, informieren sich die Parteien gegenseitig, sofern dies gesetzlich vorgesehen und erforderlich ist.

(2) If personal data is to be deleted the Parties shall, as far as required under statutory law and necessary, inform each other.

§ 7

Die Parteien informieren sich gegenseitig unverzüglich und vollständig, wenn sie bei der Prüfung der Verarbeitungstätigkeiten Fehler oder Unregelmäßigkeiten hinsichtlich datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellen.

§ 7

The Parties shall immediately and fully inform each other if they detect errors or irregularities with regard to data protection provisions while reviewing the processing activities.

§ 8

(1) Beide Parteien verpflichten sich, den wesentlichen Inhalt der Vereinbarung über die gemeinsame datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit den betroffenen Personen zur Verfügung zu stellen (Art. 26 Abs. 2 DS-GVO).

§ 8

(1) Both Parties undertake to make the essential content of the agreement on joint data protection controllership available to the data subjects (Art. 26 (2) GDPR).

(2) Urban Sports wird insbesondere die für Nutzer geltende Datenschutzerklärung um einen Passus ergänzen, der nur auf solche Nutzer Anwendung findet, die das Firmenfitness Angebot in Anspruch nehmen.

(2) In particular, Urban Sports will supplement the privacy policy applicable to users with a passage that only applies to those users who make use of the Corporate Fitness Program.

§ 9

Beiden Parteien obliegen die aus Art. 33, 34 DS-GVO resultierenden Melde- und Benachrichtigungspflichten gegenüber der Aufsichtsbehörde und den von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Personen für ihren jeweiligen Wirkbereich. Die Parteien informieren sich unverzüglich gegenseitig über die Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde und leiten sich die zur Durchführung der Meldung erforderlichen Informationen jeweils unverzüglich zu.

§ 9

Both Parties shall comply with the reporting and notification obligations towards the supervisory authority and the persons affected by a personal data breach for their respective sphere of action arising under Articles 33, 34 GDPR. The Parties shall inform each other without undue delay of the reporting of personal data breaches to the supervisory authority and shall each forward to the other without undue delay the information necessary to implement the reporting.

§ 10

Dokumentationen im Sinne von Art. 5 Abs. 2 DS-GVO, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, werden durch jede Partei entsprechend den rechtlichen Befugnissen und Verpflichtungen über das Vertragsende hinaus aufbewahrt.

§ 10

Documentation within the meaning of Art. 5 (2) GDPR, which serves as proof of proper data processing, shall be retained by each Party beyond the end of the Agreement in accordance with the legal rights and obligations.

§ 11

(1) Die Parteien stellen innerhalb ihres Wirkbereiches sicher, dass alle mit der Datenverarbeitung befassten Mitarbeitenden die Vertraulichkeit der Daten gemäß Art. 28 Abs. 3, 29 und 32 DS-GVO für die Zeit ihrer Tätigkeit wie auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses wahren und dass diese vor Aufnahme ihrer Tätigkeit entsprechend auf das Datengeheimnis verpflichtet sowie in die für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz eingewiesen werden.

§ 11

(1) The Parties shall ensure within their sphere of influence that all employees involved in data processing comply with the data confidentiality obligation in accordance with Art. 28 (3), 29 and 32 GDPR for the duration of their employment relationship as well as after its termination and that they are appropriately committed to data secrecy and instructed about the data protection provisions relevant to them before taking up their employment.

(2) Die Parteien haben eigenständig dafür Sorge zu tragen, dass sie sämtliche in Bezug auf die Daten bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einhalten. Sie haben hierzu angemessene Datensicherheitsvorkehrungen zu treffen. Dies gilt insbesondere im Falle der Beendigung der Zusammenarbeit.

(2) The Parties shall independently ensure that all statutory retention obligations can be observed with respect to the data. They shall take appropriate data security measures for this purpose. This applies in particular in the event of termination of the cooperation.

(3) Die Implementierung, Voreinstellung und der Betrieb der Systeme sind unter Beachtung der Vorgaben der DS-GVO und anderer Regelungswerke, insbesondere unter Beachtung der Grundsätze des Datenschutzes durch Design und datenschutzfreundliche Voreinstellungen sowie unter Verwendung von dem Stand der Technik entsprechenden geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen durchzuführen.

(3) The implementation, pre-setting and operation of the systems shall be carried out in compliance with the requirements of the GDPR and other sets of regulations, in particular in compliance with the principles of data protection by design and data protection-friendly default settings, as well as using appropriate state-of-the-art technical and organizational measures.

§ 12

Die Parteien verpflichten sich, beim Einsatz von Auftragsverarbeitern im Anwendungsbereich dieser Vereinbarung einen Vertrag nach Art. 28 DS-GVO abzuschließen.

§ 12

The Parties undertake, when granting assignments to processors within the scope of this Agreement, to enter into a contract pursuant to Art. 28 GDPR.

§ 13

(1) Unbeschadet der Regelungen dieses Vertrages haften die Parteien für den Schaden, der durch eine nicht der DS-GVO entsprechende Verarbeitung verursacht wird, im Außenverhältnis gemeinsam gegenüber den betroffenen Personen.

§ 13

(1) Without prejudice to the provisions set out in this agreement, the Parties shall be jointly liable vis-à-vis the data subjects for the damage occurred in the course of the processing that does not comply with the GDPR.

(2) Im Innenverhältnis haften die Parteien, unbeschadet der Regelungen dieses Vertrages, nur für Schäden, die innerhalb ihres jeweiligen Wirkbereiches entstanden sind.

(2) In their internal relationship, the Parties shall only be liable, without prejudice to the provisions of this contract, for damage that has occurred within their respective sphere of action.

(3) Jede Partei („freistellende Partei“) stellt die jeweils andere Partei („freigestellte Partei“) von allen Ansprüchen, die Dritte infolge oder in Verbindung mit einer von der freistellenden Partei zu vertretenden Verletzung von Rechten Dritter bzw. von den Bestimmungen dieser Vereinbarung gegenüber der freigestellten Partei geltend machen - einschließlich der Abwehr- oder Rechtsverfolgungskosten gem. RVG oder gem. einem vergleichbaren lokal anwendbaren Gesetz - auf erstes Anfordern frei.

(3) Each party (“Indemnifying Party”) shall indemnify the other party (“Indemnified Party”) at first request against all claims asserted against the Indemnified Party by third parties as a result of or in connection with an infringement of third-party rights or of the provisions of this Agreement attributable to the Indemnifying Party - including the costs of defence or legal action pursuant to the Lawyers' Remuneration Act (RVG) or any other comparable locally applicable law.

(4) Jede Änderung oder Ergänzung dieser Vereinbarung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform und muss von beiden Parteien akzeptiert werden.

(4) Any change or amendment to this Agreement must be done in text form to be effective and must be accepted by both Parties.

(5) Sollten Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt werden. Gleiches gilt bei Regelungslücken. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmungen oder zur Ausfüllung der Regelungslücke ist eine wirksame Bestimmung zu vereinbaren, die dem am nächsten kommt, was die Parteien gewollt haben oder nach dem Sinn und Zweck der Vereinbarung gewollt hätten, sofern ihnen die Unwirksamkeit oder die Regelungslücke bekannt gewesen wäre. Kommt keine derartige Vereinbarung zustande, gelten die gesetzlichen Vorschriften. Soweit dies jedoch für eine Partei eine unzumutbare Härte darstellen würde, wird die Vereinbarung jedoch im Ganzen unwirksam.

(5) Should any provision of this Agreement be or become invalid or unenforceable in whole or in part, the validity of the remaining provisions shall not be affected thereby. The same applies to loopholes. In place of the invalid or unenforceable provision or in order to fill the loophole, a valid provision shall be agreed which comes as close as possible to what the Parties intended or would have intended in accordance with the meaning and purpose of the Agreement if they had been aware of the invalidity or the loophole. If no such agreement is reached, statutory provisions shall apply. However, insofar as this would constitute an unreasonable hardship for one of the Parties, the Agreement as a whole shall become invalid.

(6) Soweit gesetzlich zulässig, gilt deutsches Recht als anwendbar und Berlin als Gerichtsstand.

(6) To the extent permitted by law, German law shall be applicable and Berlin shall be the place of jurisdiction.

(7) Die deutsche Fassung dieser Vereinbarung ist maßgeblich.

(7) The German version of this Agreement shall prevail.